Om de renaissance van het werk te realiseren, willen we het verschil maken in jouw werk en levenskwaliteit door een nieuw soort habitat te creëren, waar teamleden, ondernemers en freelancers samen werken en leven. We bieden een aangename, menselijke omgeving met een breed scala aan voordelen en op maat gemaakte servicepakketten, interessante mensen om je heen en leuke evenementen die je kennis verrijken of je geest ontspannen.
Jouw rol
Je bent gepassioneerd door service en hospitality. Als onze Front Desk & Admin Officer sta je centraal in de coworking space: je verwelkomt onze leden en bezoekers, beantwoordt vragen en beheert onze lobby als de perfecte gastheer/gastvrouw. Daarnaast ondersteun je onze workspace officer bij het naverkoopproces: het nakijken van contracten, opvolgen van documentatie en facturatie, en het coördineren van de inhuizing (en uithuizing) van nieuwe leden. Omdat je werkt in een klein team van 5 personen, is het belangrijk dat jullie elkaar kunnen vervangen.
Wat ga je doen?
- Zorg ervoor dat leden en bezoekers de best mogelijke ontvangst krijgen tijdens de openingsuren, want je streeft naar een hoog hospitality-niveau
- Voer energieke kleine gesprekjes en probeer je in verschillende talen: oui, si, nein, mevrouw, monsieur
- Beantwoord vragen van onze leden en begeleid walk-in gasten met commerciële flair naar je collega van customer relations
- Zorg voor de inkomende post en pakjes, en andere diverse administratieve taken
- Verwerk en behandel inkomende aanvragen en reserveringen voor de vergaderzalen
- Zorg ervoor dat de vergaderzalen er vlekkeloos uitzien voor de gasten arriveren, want je wil hen een perfecte customer journey bieden
- Volg samen met je team de voorbereiding op van in- en uithuizingen van nieuwe leden, zoals het voorbereiden van toegangsbadges en sleutels
- Behandel vragen en los problemen van leden op in samenwerking met leveranciers en dienstverleners (IT, logistiek, onderhoud...)
- Ondersteun de workspace officer bij de naverkoopsadministratie, inclusief het nakijken van contracten, het opvragen van documenten bij nieuwe leden en het controleren van de maandelijkse facturatie
- Zorg ervoor dat ons CRM-systeem steeds up-to-date is met nieuwe informatie van nieuwe leden, aanpassingen, enz.
- Ondersteun de workspace officer bij de maandelijkse rapportage van workspace-verkopen
Wat wij van jou verwachten
- Je beheerst het Frans, Nederlands en Engels vlot, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je bent van nature een echte people person, gedreven door klanttevredenheid.
- Je bent van nature zorgzaam en hebt geen aansturing nodig om je werk te doen.
- Je blinkt uit in het oplossen van problemen ter plaatse, bent hands-on en kan snel oplossingen bedenken en uitvoeren.
- Je hebt affiniteit met lifestyle, design, kunst en cultuur.
- Je hebt een bachelordiploma in een relevant vakgebied.
- Je herkent jezelf in de waarden van Fosbury & Sons: we zijn allemaal mensen, we werken samen op een elegante manier met een zekere joie de vivre.
- Oh, en last but not least, je vrienden lachen misschien met je kleurgecodeerde agenda of je liefde voor organisatie en structuur; wij zullen het meer dan appreciëren!
Wat wij bieden
- Een voltijdse of 4/5de job in een architecturaal pareltje aan de rand van het Zoniënwoud, met indiensttreding vanaf eind augustus
- Een klein en dynamisch team, met een zeer collegiale manier van samenwerken
- Inzicht in en invloed op de organisatie, want we zijn verre van hiërarchisch en geloven in bottom-up oplossingen en ideeën
- Vrije toegang tot al onze andere agenda-evenementen (denk aan yoga, afterworks, conferenties, workshops, enz.)
